Vom Papierstapel zur rechtssicheren Signatur.
MondiHR ist die digitale Personalakte für Hotels: Dokumente erstellen, per Handy signieren lassen und revisionssicher archivieren — für 50+ Saisonkräfte, ohne einen einzigen Ausdruck.
Personal-Onboarding läuft heute
noch immer wie 1995.
Word, Drucker, Kugelschreiber, Aktenordner. Manuell, fehleranfällig, und jede Saison von vorn. Bei 50+ Saisonkräften, die kommen und gehen, wird daraus eine Vollzeitaufgabe.
- ✕Word-Vorlage manuell anpassen
- ✕~50 Seiten ausdrucken
- ✕Termin für Unterschrift vor Ort
- ✕Alles wieder einscannen
- ✕Per E-Mail verschicken
- ✕In den Aktenordner ablegen
Und das wiederholt sich — Saison für Saison, für jede einzelne Kraft.
Papier ist nicht „kostenlos“.
Es ist nur unsichtbar teuer.
Der Aufwand steckt in der Arbeitszeit — und die taucht in keiner Rechnung auf. Konservativ gerechnet, pro Haus und Jahr:
HR-Arbeitszeit
Drucken, ausfüllen, Unterschriften einsammeln, scannen, ablegen, später wieder heraussuchen — rund 1–2 Std. pro Personalereignis, 80–150 Ereignisse im Jahr.
Material & Lager
Papier, Toner, Druckerverschleiß und physische Archivierung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist — bis zu 30 Jahre.
Greifbarer Aufwand: € 5.000 – 11.000 pro Jahr
Plus das schwer bezifferbare, aber reale Risiko: Datenschutz-Verstöße, verlorene Nachweise, Stress im Audit oder vor Gericht.
50 Seiten Papier → 4 Klicks.
MondiHR ersetzt den gesamten Ablauf durch einen digitalen Fluss. Personaldaten bleiben über Saisons erhalten — niemand wird zweimal angelegt.
Zuweisen
Vorlagen-Paket einer Person zuweisen. Platzhalter & Bedingungen füllen sich automatisch.
Link senden
Einmal-Link per E-Mail. Kein Konto, kein Passwort für die Mitarbeiter:in nötig.
Signieren
Am eigenen Handy unterschreiben — oder vor Ort am Tablet/Kiosk im Hotel.
Archiviert
Sofort als geprüftes, eingefrorenes PDF abgelegt — für immer auffindbar.
Eine Unterschrift, die im Streitfall beweisbar ist.
Jede Signatur wird mit einem manipulationssicheren Nachweis gespeichert — nicht nur das Bild der Unterschrift, sondern der ganze Kontext.
Vollständiger Nachweis
Wer hat wann, von wo und mit welchem Gerät unterschrieben — alles wird festgehalten und als Prüfseite an jedes PDF angehängt.
Eingefroren ab Signatur
Sobald unterschrieben, ist das Dokument rechtlich eingefroren. Niemand kann es nachträglich ändern — auch wir nicht.
Fälschungssicher
Jedes PDF erhält einen digitalen Fingerabdruck. Damit lässt sich noch Jahre später beweisen, dass nichts verändert wurde.
Für die ~99 % formfreien Hoteldokumente (Dienstvertrag, Hausordnung, Unterweisung) reicht die signierte + protokollierte Form nach österreichischem Recht. Seltene Dokumente mit gesetzlichem Schriftform-Erfordernis sind über die vorbereitete qualifizierte Signatur (QES) abgedeckt. Rechtliche Details werden vor Go-Live final mit Jurist:in bestätigt.
Personaldaten verlassen Europa nie.
Vom App-Server bis zum letzten Backup bleibt der gesamte Datenweg in der EU, Region Frankfurt. DSGVO ist hier kein Aufkleber, sondern in die Architektur eingebaut.
EU-Datenhaltung
App, Datenbank, Jobs, Dateispeicher & Backup — alles in Frankfurt.
WORM-Speicher
Signierte PDFs sind schreibgeschützt. Überschreiben oder Löschen vor Fristablauf ist technisch unmöglich.
Lückenloses Protokoll
Jede relevante Aktion wird protokolliert. Das Protokoll lässt sich nie ändern oder löschen.
Doppeltes Backup
Jedes Dokument liegt zusätzlich bei einem zweiten, unabhängigen Anbieter. Monatlicher Wiederherstellungs-Test.
Rollenbasierte Zugriffe (Eigentümer · HR-Admin · HR-Mitarbeiter · Nur-Lesen) und Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern. Sensible Felder wie Gehalt, SV-Nummer und IBAN sind je Rolle geschützt.
Die rechtliche Buchhaltung läuft von selbst.
Aufbewahrungsfristen, Erinnerungen, Wiederverwendung — das System kennt die Regeln, damit Ihr Team sie nicht im Kopf haben muss.
Fristen automatisch
Österreichische Aufbewahrungsfristen sind eingebaut: 7 Jahre lohnrelevant, bis 30 Jahre Stammdaten. Das System meldet Fälligkeiten und verhindert vorzeitiges Löschen.
Saison auf Knopfdruck
Rückkehrende Kraft? Neue Saison = neue Beschäftigung auf der bestehenden Person. Stammdaten vorausgefüllt, Dokumente in einem Klick neu ausgestellt.
Erinnert von allein
Nicht unterschrieben? Automatische, freundliche Erinnerung an Tag 3, Tag 7 … — stoppt sofort bei Unterschrift, jede Mail im Protokoll.
Klein starten — ohne sich etwas zu verbauen.
MondiHR ist von Tag eins sauber strukturiert: mehrere Arbeitgeber-Gesellschaften und Abteilungen unter einem Dach, Ihr eigenes Branding, neue Module bei Bedarf. Sie beginnen mit einem Haus — der Rest bleibt offen.
Echte Struktur
Auch Bellevue hat mehrere Arbeitgeber-Gesellschaften (z. B. MONDI-HOLIDAY, Ferienclub Bellevue) und Abteilungen. MondiHR bildet das sauber ab — Vertrags-Boilerplate hängt an der Gesellschaft, nicht an der Person.
Ihr Auftritt
Logo und Akzentfarbe auf Dokumenten und E-Mails. Ihr Haus, Ihr Branding — von Anfang an.
Module bei Bedarf
Zeiterfassung, Dienstpläne, Beurteilungen können später am selben Kern andocken — wenn Sie so weit sind.
Und falls sich MondiHR in Bellevue bewährt: Die weiteren Mondi-Häuser könnten denselben Weg gehen — ohne Migration, ohne Neuaufbau. Aber das entscheidet sich von selbst, sobald das Produkt liefert.
Rechnen Sie selbst.
Stellen Sie Ihre Zahlen ein — die Ersparnis aktualisiert sich live. (Konservative Standardwerte sind voreingestellt.)
Immer inklusive
Jahreszahlung: 2 Monate geschenkt. Keine Pro-Kopf-Gebühr — Ihre Saison-Schwankungen kosten nichts extra. Zahlen hier sind Richtwerte fürs Gespräch und im Pitch leicht anpassbar.
Rund €200 im Monat —
gegen €5.000+ Aufwand pro Jahr.
Sie zahlen nicht für Software. Sie zahlen dafür, dass HR-Tage zu Minuten werden, kein Nachweis je verloren geht und der nächste Audit langweilig wird — über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 30 Jahren abgesichert.
Der Monatspreis hält Ihre Personalakte am Leben.
Eine digitale Personalakte ist kein Produkt, das man einmal „fertig kauft“. Damit Dokumente über Jahre rechtssicher, abrufbar und geschützt bleiben, läuft im Hintergrund dauerhaft Infrastruktur — und ein Mensch, der erreichbar ist.
Ihre Dokumente bleiben geschützt
Wir betreiben und bezahlen die Infrastruktur dahinter: EU-Server, revisionssicherer WORM-Speicher, ein zweites unabhängiges Backup und monatliche Wiederherstellungs-Tests. Diese Kosten laufen weiter — auch lange nachdem ein Dokument unterschrieben wurde.
Wir sind erreichbar
Laufender Support für Ihr Team: Fragen, Einarbeitung neuer HR-Mitarbeiter, kleine Anpassungen an Vorlagen. Ein fester Ansprechpartner — kein Ticket-Nirwana.
Wartung & rechtliche Updates
Sicherheitsupdates und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben (z. B. geänderte Aufbewahrungsfristen) spielen wir laufend ein — ohne Aufpreis, ohne Ihr Zutun.
Große Erweiterungen fair getrennt
Neue Module oder Sonderwünsche (z. B. Zeiterfassung) sind einmalige Projektkosten — sie stecken nicht versteckt in der Monatsgebühr. Laufend zahlen Sie nur für den laufenden, sicheren Betrieb.
Starten wir mit dem Pilot.
Ein Haus, eine Saison, voller Funktionsumfang. Wir richten Ihre Vorlagen ein, importieren die bestehenden Daten und schulen Ihr Team. Überzeugt MondiHR in Bellevue, ergibt der Rest sich von selbst.
sbmedia.at@gmail.com